5.3. Institutionen Export, Import

1. Institutionen aus alter Anwendung exportieren

Sie können die in der alten Anwendung gepflegten Institutionen in eine CSV-Datei exportieren. Gehen Sie dazu zur Übersicht aller Zuwendungsempfänger und klicken Sie unter Zuwendungsempfänger-Verwaltung auf den Pfeil nach oben Zuwendungsempfänger exportieren.

Wählen Sie den korrekten Zeichensatz aus (je nachdem, welches Betriebssystem Sie verwenden), klicken bei zu exportierende Felder auf Alles auswählen und dann weiter unten auf Vorschau. Nun scrollen Sie auf der Seite etwas nach unten, wo die Vorschau angezeigt wird und klicken dort auf Exportieren. Je nach Anzahl der Daten kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern, bis die CSV-Datei erzeugt wird und Ihnen als Download-Datei zur Verfügung steht.

2. CSV-Datei mit Institutionen in MS Excel öffnen und bearbeiten

Die aus der alten Anwendung exportierte (oder eine anderweitig von Ihnen erstellte) CSV-Datei mit den Daten Ihrer Zuwendungsempfänger können Sie nun in MS Excel öffnen und bearbeiten. Entfernen Sie Zeilen mit nicht mehr relevanten Institutionen, entfernen Sie Dubletten und korrigieren Sie fehlerhafte Datensätze.

Wenn Sie mit der Bearbeitung in Excel fertig sind, speichern Sie die Datei wieder als CSV-Datei ab, um sie in die neue Gewinnspar-Anwendung einlesen zu können.

Zeichensatz: Die CSV-Datei kann Zeichensatzfehler enthalten (z.B. bei Umlauten).
In der Kopfzeile sind diese irrelevant.
Falls Sie jedoch Zeichensatzfehler in den Datensätzen finden sollten, versuchen Sie die Daten mit einem anderen Zeichensatz zu exportieren oder die Datei in Excel mit einem anderen voreingestellten Zeichensatz zu öffnen.

Zeichensatzfehler sollten auf jeden Fall vor dem Import korrigiert werden.

Tipp: Erstellen Sie für den ersten Import-Versuch eine CSV-Datei mit nur wenigen Zeilen und prüfen Sie die importierten Datensätze.

Pflichtfelder

Bezeichnung der Institution
Straße
Hausnummer
PLZ
Ort
Kontakt-E-Mail-Adresse
Zweigstelle
Bundesland

Hinweise zu Datenfeldern

Kategorien

Eine Liste mit Kategorien, die beim Import von Institutionen oder Reinertrag-Nachweisen verwendet werden können finden Sie hier:
6.5. Kategorien

Bundesländer

Bundesländer können als Abkürzung oder ausgeschrieben importiert werden:

SH = Schleswig-Holstein
HH = Hamburg
NI = Niedersachsen
HB = Bremen
NW = Nordrhein-Westfalen
HE = Hessen
RP = Rheinland-Pfalz
BW = Baden-Württemberg
BY = Bayern
SL = Saarland
BE = Berlin
BB = Brandenburg
MV = Mecklenburg-Vorpommern
SN = Sachsen
ST = Sachsen-Anhalt
TH = Thüringen

Zweigstellen

Verwenden Sie den exakten Namen der Zweigstelle, so wie er in der Gewinnspar-Anwendung hinterlegt ist.

3. Institutionen importieren

Institutionen können mit Hilfe einer CSV-Datei importiert werden. Sie müssen die Rolle RV besitzen, um Imports durchführen zu können. Gehen Sie dazu unter dem Menüpunkt Institutionen auf Institutionen CSV importieren, wählen die CSV-Datei aus und laden diese ins System hoch.

Im oberen Bereich sehen Sie eine Ansicht der hochgeladenen CSV-Datei. Darunter können Sie die Spalten (CSV-Header) den entsprechenden Datenbankfeldern zuweisen. Im Idealfall hat das System die Zuweisung bereits korrekt vorgenommen.

Achtung: Informationen in der CSV-Datei, die keinem Datenbankfeld zugewiesen sind, werden nicht importiert. Ebenso werden falsch zugewiesene Spalten in das verkehrte Datenbankfeld importiert.

Nach der Prüfung der Zuweisung klicken Sie zunächst auf den Button Datenvorschau. Hier werden etwaige Fehler angezeigt und Sie können nochmals die Zuordnung und Zeichensatzfehler prüfen.

Ausschließlich grün hinterlegte Datensätze werden importiert. Rot hinterlegte Felder müssen in der CSV-Datei korrigiert werden.

Achtung: Hier kann der Importvorgang noch abgebrochen werden. Prüfen Sie alle Daten sehr genau, bevor Sie auf Institutionen CSV importieren klicken.

Warnung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Fehlerhaft importierte Datensätze müssen von Ihnen manuell korrigiert oder gelöscht werden.

Nach dem Klick auf Institutionen CSV importieren beginnt der Importvorgang. Dieser Vorgang kann je nach Umfang des Datensatzes mehrere Minuten dauern. Bei Verbleibende Zeilen können Sie den aktuellen Fortschritt der Verarbeitung sehen, dazu muss jedoch das Browserfenster hin und wieder aktualisiert bzw. neu geladen werden.

Sobald bei Verbleibende Zeilen “0” angezeigt wird, ist der Vorgang abgeschlossen (Status: Erfolg).

Diese Verarbeitung findet serverseitig im Hintergrund statt, d.h. Sie können in der Zwischenzeit diese Anzeige verlassen bzw. andere Aktionen ausführen.

Sie kommen zurück zu dieser Anzeige unter Systemprotokolle → Importprotokolle. Hier können auch alle bisherigen Importvorgänge eingesehen werden.