6.4. ZB Import, Export
1. Import von Zuwendungs-Bestätigungen (ZB) per CSV-Datei
Falls Sie Ihre Zuwendungs-Bestätigungen in Excel, Notes oder in einem anderen System verwalten, können Sie diese in das System importieren. Dadurch werden pro importierter Zeile automatisch neue Zuwendungs-Bestätigungen erstellt und mit den Daten aus der CSV-Datei befüllt. Sie müssen die Rolle RV besitzen, um Imports durchführen zu können.
Datenformat: Die Import-Datei muss im CSV-Datenformat vorliegen, um importiert werden zu können.
Speichern Sie z. B. Ihre Excel-Tabelle im Format CSV komma-getrennt oder CSV mit Trennzeichen.
Eine Musterdatei finden Sie hier: https://nextcloud.nmp.ag/s/RLi422xcYAZ8RyA
Zeichensatz: Die CSV-Datei kann Zeichensatzfehler enthalten (z.B. bei Umlauten).
In der Kopfzeile sind diese irrelevant.
Falls Sie jedoch Zeichensatzfehler in den Datensätzen finden sollten, versuchen Sie die Daten mit einem anderen Zeichensatz zu exportieren oder die Datei in Excel mit einem anderen voreingestellten Zeichensatz zu öffnen.
Zeichensatzfehler sollten auf jeden Fall vor dem Import korrigiert werden.
Tipp: Erstellen Sie für den ersten Import-Versuch eine CSV-Datei mit nur wenigen Zeilen und prüfen Sie die importierten Datensätze.
Grundlegend gibt es beim Import von Zuwendungs-Bestätigungen 2 Varianten:
Neuanlage von Reinertragsnachweisen in der Datenbank
Vom System wird jeder neuen Zuwendungs-Bestätigung eine fortlaufende ID zugewiesen, die sog. Zuwendungs-Bestätigung-Nummer (ZB#).Aktualisierung von Reinertragsnachweisen in der Datenbank
Wenn eine Zuwendungs-Bestätigung-Nummer (ZB#) mit importiert wird und diese in der Datenbank vorhanden ist, wird für diesen Datensatz keine neue Zuwendungs-Bestätigung angelegt, sondern der vorhandene Datensatz lediglich aktualisiert. Diese Aktualisierungsfunktion können Sie nutzen, um durch Export und Import (mit ZB#!) viele Datensätze auf einmal zu ändern.
Prüfung der Institution beim Import von Zuwendungs-Bestätigungen, auch hier gibt es 2 Varianten:
Neuanlage
Der Name der Institution wird in der Datenbank nicht gefunden:
-> Es wird ein neuer Datensatz, also eine neue Institution in der Datenbank angelegtAktualisierung
Der Name der Institution wird in der Datenbank gefunden:
-> Es werden alle Informationen der Institution aus der CSV-Datei (Adresse, Ansprechpartner, etc.), falls diese nicht leer sind, in die Datenbank geschrieben und so der vorhandene Datensatz der Institution aktualisiert
Achtung: Die Prüfung der Institution beruht ausschließlich auf dem exakten Namen der Institution!
Hinweise zu Datenfeldern
Kategorien
Eine Liste mit Kategorien, die beim Import von Institutionen oder Zuwendungs-Bestätigungen verwendet werden können finden Sie hier:
6.5. Kategorien
Bundesländer
Bundesländer können als Abkürzung oder ausgeschrieben importiert werden:
SH = Schleswig-Holstein
HH = Hamburg
NI = Niedersachsen
HB = Bremen
NW = Nordrhein-Westfalen
HE = Hessen
RP = Rheinland-Pfalz
BW = Baden-Württemberg
BY = Bayern
SL = Saarland
BE = Berlin
BB = Brandenburg
MV = Mecklenburg-Vorpommern
SN = Sachsen
ST = Sachsen-Anhalt
TH = Thüringen
Zweigstellen
Verwenden Sie den exakten Namen der Zweigstelle, so wie er in der Gewinnspar-Anwendung hinterlegt ist.
2. Zuwendungs-Bestätigungen importieren
Um Zuwendungs-Bestätigungen zu importieren, gehen Sie unter dem Menüpunkt Zuwendungs-Bestätigungen auf ZB CSV importieren, wählen die CSV-Datei aus und laden diese ins System hoch.
Im oberen Bereich sehen Sie eine Ansicht der hochgeladenen CSV-Datei. Darunter können Sie die Spalten (CSV-Header) den entsprechenden Datenbankfeldern zuweisen. Im Idealfall hat das System die Zuweisung bereits korrekt vorgenommen.
Achtung: Informationen in der CSV-Datei, die keinem Datenbankfeld zugewiesen sind, werden nicht importiert. Ebenso werden falsch zugewiesene Spalten in das verkehrte Datenbankfeld importiert.
Nach der Prüfung der Zuweisung klicken Sie zunächst auf den Button Datenvorschau. Hier werden etwaige Fehler angezeigt und Sie können nochmals die Zuordnung und Zeichensatzfehler prüfen.
Ausschließlich grün hinterlegte Datensätze werden importiert. Rot hinterlegte Felder müssen in der CSV-Datei korrigiert werden.
Achtung: Hier kann der Importvorgang noch abgebrochen werden. Prüfen Sie alle Daten sehr genau, bevor Sie auf Institutionen CSV importieren klicken.
Warnung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Fehlerhaft importierte Datensätze müssen von Ihnen manuell korrigiert oder gelöscht werden.
Nach dem Klick auf ZB CSV importieren beginnt der Importvorgang. Dieser Vorgang kann je nach Umfang des Datensatzes mehrere Minuten dauern. Bei Verbleibende Zeilen können Sie den aktuellen Fortschritt der Verarbeitung sehen, dazu muss jedoch das Browserfenster hin und wieder aktualisiert bzw. neu geladen werden.
Sobald bei Verbleibende Zeilen “0” angezeigt wird, ist der Vorgang abgeschlossen (Status: Erfolg).
Diese Verarbeitung findet serverseitig im Hintergrund statt, d.h. Sie können in der Zwischenzeit diese Anzeige verlassen bzw. andere Aktionen ausführen.
Sie kommen zurück zu dieser Anzeige unter Systemprotokolle → Importprotokolle. Hier können auch alle bisherigen Importvorgänge eingesehen werden.
Der Import von Steuerinformationen ist im Moment noch nicht möglich.
