6.1. ZB Übersicht, Aktionen
Übersicht über alle Zuwendungs-Bestätigungen (ZB)
Unter dem Menüpunkt ZB Übersicht finden Sie eine Übersicht über alle Zuwendungs-Bestätigungen Ihrer Bank. Dieser Menüpunkt ist nur vorhanden, sofern Sie die die Mitarbeiter-Aufgabe RN, RA oder RV besitzen.
Hier können neue Zuwendungs-Bestätigungen angelegt und vorhandene bearbeitet werden.
Mit Hilfe der Filter-Funktion können Sie die Liste der Zuwendungs-Bestätigungen nach unterschiedlichen Kriterien filtern.
Zusätzlich zu den Filtern steht Ihnen hier eine Suche zur Verfügung.
Spalten lassen sich absteigend oder aufsteigend sortieren, indem man auf die Spaltenüberschrift klickt.
Aktionen
In der Spalte Aktionen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
ZB-PDF-Ansicht: stellt Ihnen das PDF-Formular für die ausgewählte Zuwendungs-Bestätigung zur Verfügung.
Bankintern genehmigt, zur Prüfung durch GSV: sendet eine Genehmigungsanfrage an den Gewinnsparverein. Der Status ändert sich auf Prüfung GSV, die Bearbeitung ist gesperrt.
Abgelehnt: falls eine Zuwendungs-Bestätigung vom Gewinnsparverein abgelehnt wurde, kann hier der Ablehnungsgrund eingesehen werden.
Zugehörige Dokumente: hier können beliebige Dateien hochgeladen werden, die dieser ZB zuzuordnen sind (Unterschriebenes Dokument, etc.).
Eine blaue Färbung des Icons signalisiert, dass bereits mindestens ein Dokument hinterlegt ist.Benutzer-Information: hier werden im Tooltip Informationen angezeigt, wann und wer diesen Datensatz erzeugt hat und wer ihn zuletzt bearbeitet hat.
E-Mail an die Institution senden: mit dieser Funktion können Sie die PDF-Datei der Zuwendungs-Bestätigung als Download-Link per E-Mail an die bei der Institution hinterlegte E-Mail-Adresse senden.
Beim Klick auf das Icon öffnet sich auf Ihrem lokalen PC ein Fenster mit einem neuen E-Mail-Entwurf. Die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners der Institution, der Betreff sowie der Inhaltstext der E-Mail sind bereits vorausgefüllt. Sie können die Texte jederzeit anpassen, Sie sollten jedoch darauf achten die Links unverändert zu lassen. Der erste Link ist der Download-Link für die ZB-PDF-Datei, der zweite Link ist der Upload-Link, mit dem die Institution später die Möglichkeit hat, das unterschriebene Dokument hochzuladen. Der Upload-Link hat aus Sicherheitsgründen nur eine begrenzte Gültigkeit. Hochgeladene Dokumente finden Sie unter Zugehörige Dokumente.
Voraussetzung für die E-Mail-Funktion ist ein lokal installiertes und gestartetes MS Outlook. Falls Sie Probleme mit dieser Funktionalität haben sollten, könnten bankinterne Sicherheitsrichtlinien dafür verantwortlich sein. Ggf. kann in diesem Fall die “MAILTO”-Funktion von Ihrem Systemadministrator frei geschalten werden.
Hochgeladene Dateien unter Zugehörige Dokumente sind nicht revisionssicher archiviert! Jeder Bank obliegt die Verantwortung der bankinternen revisionssicheren Archivierung unterschriebener Zuwendungs-Bestätigungen.
Die Spalten Gesendet (wurde eine E-Mail an die Institution gesendet) und Signiert (liegt bereits ein unterschriebenes Dokument/ZB vor) werden teilweise automatisch vom System gesetzt, können jedoch auch manuell gesetzt werden in der Bearbeitungsmaske einer Zuwendungs-Bestätigung.
Wenn über die E-Mail-Senden-Funktion eine E-Mail an eine Institution gesendet wurde und die Institution den dort enthaltenen Upload-Link benutzt, um die unterschriebene Zuwendungs-Bestätigung hochzuladen, wird der Status Signiert bzw. Unterschriebenes Dokument liegt vor automatisch auf Ja gesetzt. Der verantwortliche RV wird zudem per E-Mail darüber informiert.
Diese Optionen erleichtern Ihnen die Sortierung der noch zu bearbeitenden Zuwendungs-Bestätigungen und dem GSV die Prüfung.
Export der Liste
Um eine Liste zu exportieren muss man mindestens einen Filter setzen. Daraufhin erscheint der Button "Gefilterte Liste exportieren".